Schwäbisch Gmünd (sv). Seit Anfang Dezember arbeitet das Ausländeramt, Amt für Zuwanderung, der Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd komplett digital. Im Rahmen des Auftaktprojekts wurde bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems das Ausländeramt - Amt für Zuwanderung, auf vollelektronische Aktenführung umgestellt. Die Digitalisierung der Akten wurde von der Iron Mountain Deutschland Service GmbH, durchgeführt. Dafür wurden insgesamt rund 11.000 Akten entklammert und zum Scannen vorbereitet. Notizzettel wurden entfernt und aufgeklebt, Pässe separat gescannt oder angerissene Seiten vor dem Scannen verklebt. Über einen Zeitraum von drei Monaten wurden so rund 1,1 Millionen Blatt Papier eingescannt und von der städtischen IT-Abteilung in das Dokumentenmanagementsystem eingelesen. Aufbewahrungspflichtige Dokumente wurden im Original nach Schwäbisch Gmünd zurückgeführt. Was früher in 11.000 Akten auf 25 Quadratmetern in Aktenumlaufregalen gelagert war, passt nun in 25 gewöhnliche Aktenordner und auf eine Festplatte.

Die Digitalisierung bietet deutliche Vorteile gegenüber der papiergestützten Aktenführung: alle Dokumente sind künftig mit Suchfunktionen durchsuchbar, mobiles Arbeiten wird ermöglicht und die Archivierung ist ohne Raumbedarf möglich. Die alten, altersschwachen Aktenumlaufregale wurden ausgebaut und es entstanden zwei moderne Büroarbeitsplätze – ausgerichtet auf das papierarme Büro.

Die Papierakten lagern nun im Archiv-Center von Iron Mountain in Butzbach, bevor sie nach einem Jahr vernichtet werden. Schon seit dem Herbst 2020 wurden keine neuen Papierakten mehr erstellt. Alle eingehenden Dokumente werden sofort gescannt und der elektronischen Akte hinzugefügt. Alle Daten liegen sicher im eigenen Rechenzentrum. Die Kosten für die Einführung der elektronischen Ausländerakte belaufen sich auf rund 125.000 Euro. Was auf den ersten Blick viel erscheint ist aber wirtschaftlich, denn der Ersatz der Aktenumlaufregale wäre 25.000 Euro teurer gewesen.

Bildrechte liegen bei Iron Mountain.