Vor über einem Jahr ist die Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd mit dem Motto "Wir machen Schwäbisch Gmünd fit für die Zukunft" angetreten, um die Weichen für eine neues Finanzmanagement zu stellen

Vor über einem Jahr ist die Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd (ca. 62.000 EW) mit dem Motto "Wir machen Schwäbisch Gmünd fit für die Zukunft" angetreten, um die Weichen für eine neues Finanzmanagement zu stellen. In den letzten Monaten wurden im Finanzbereich der Stadtverwaltung die Organisationsstrukturen angepasst und die neue Finanzsoftware KIRP der KIRP GmbH eingeführt.

Das Altverfahren "FIWES-Classic" des Rechenzentrums entspricht nicht mehr den anstehenden gesetzlichen und verfahrenstechnischen Gegebenheiten. Deshalb musste zeitnah eine geeignete Softwarelösung gefunden werden.
Die ersten konzeptionellen Schritte zur Ablösung von "FIWES-Classic" wurden durch einen Lenkungsausschuss initiiert, die Umsetzung durch ein Projektteam unter Einbeziehung des Personalrats begleitet.

Nach Präsentationen verschiedener Software-Anbieter, einer detaillierten Kosten- und Nutzenanalyse sowie persönlichen Gesprächen mit Softwareanbietern und Anwendern wurde zwischen den beiden vom Rechenzentrum angebotenen Verfahren SAP und KIRP abgewogen.

Die hausinterne Abstimmung, anhand eines Bewertungsblattes ergab ein klares Votum für das Verfahren KIRP. Der Gemeinderat stimmte im Februar 2004 dem Vorschlag der Verwaltung zu, ab dem Haushaltsjahr 2005 das Verfahren KIRP einzusetzen und bewilligte die für die Einführung erforderlichen Mittel.
Externe Unterstützung erhielt die Stadtverwaltung durch ihr Rechenzentrum - die Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen - Ulm (KIRU) in Form von Beratungsleistungen, Inhouse-Schulungen und der technischen Umsetzung des IT-Verfahrens.

Ein zielgerechtes Zeitmanagement, die enge und kooperative Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern beider Häuser waren die Erfolgsfaktoren für den erfolgreichen Projektverlauf. Nach den organisatorischen Veränderungen in der Stadtverwaltung (Bildung von Competenz-Centern) wurde die Finanzsoftware KIRP in drei Stufen eingeführt:

• Stufe 1 : Haushaltsplanung 2005 mit KIRP
• Stufe 2 : Haushaltsausführung/ -bewirtschaftung mit KIRP
• Stufe 3 : Einführung KIRP Kasse

Die Umsetzung mit dem Stufenmodell ermöglichte eine schrittweise Gewöhnung an die neue Benutzeroberfläche und gleichzeitig eine Vermeidung von extremen Belastungsspitzen.

Haushaltsplanung 2005 mit KIRP
Der Einführungsprozess begann im September 2004 mit hausinternen Schulungen.
Nach der dezentralen Erfassung der Mittelanmeldungen in den neu gebildeten Competenz-Centern wurde im Januar 2005 der kamerale Haushaltsplan mit dem neuen Verfahren erstellt. Ein anspruchsvolles Ziel, innerhalb weniger Wochen nach umfangreichen Aufbau- und Kontrollarbeiten einen funktionierenden Produktionsbetrieb für das Modul Haushaltsplanung aufzunehmen wurde erreicht.

Haushaltsausführung/ -bewirtschaftung mit KIRP
Ebenfalls zu Beginn des Jahres wurde die buchungsmäßige Abwicklung für das Haushaltsjahr 2005 mit dem neuen Verfahren umgesetzt. Zusätzlich zu den alltäglichen Aufgaben hatten die Mitarbeiter/-innen der Competenz Center und der Stadtkämmerei sich sofort mit den KIRP- Funktionalitäten vertraut zu machen und die geschulten Neuerungen umzusetzen. Die Gestaltung neuartiger Abläufe, die Nacharbeitung von Schulungsinhalten und ein flexibles Lösen unvorhersehbarer Problemstellungen waren nur durch ein hohes Engagement und Eigeninitiative der Mitarbeiter/innen vor Ort möglich. Über das hausinterne Groupwise, Intranet oder Telefon konnten die Mitarbeiter/innen der Competenz-Center sich mit allen Fragen, Wünschen und Anregungen an das Projektteam wenden.

Einführung KIRP Kasse
Im Juli diesen Jahres wurde mit der unterjährigen Kassenumstellung der letzte Baustein der Einführung KIRP -kameral- erfolgreich bewältigt. Die Datenübernahme erwies sich als wahre Fleißarbeit für die Mitarbeiter/innen der Kasse und Steuerabteilung, die im Vorfeld über mehrere Wochen die Datenbestände des Altverfahrens sichteten und überarbeiteten, bevor die KIRU die Datenmigration vornahm. Dank der hervorragenden Vorarbeiten mussten lediglich 40 von als fehlerhaft abgewiesene Daten manuell nachgebucht werden!

Für den Erfolg des Projektes war nicht zuletzt auch die menschliche Komponente entscheidend. Dazu beigetragen haben hoch motivierte Berater/-innen der KIRU und mehr als 100 engagierte Mitarbeiter/-innen der Stadtverwaltung, die diese Anforderungen neben der normalen Tagesarbeit bewältigt haben. Die Berater/innen der KIRU zeigten ein Höchstmaß an Kompetenz und Engagement, alle Mitarbeiter/innen der Stadtverwaltung Offenheit, Fachkompetenz und große Bereitschaft, sich aktiv am Prozess zu beteiligen.
Für den Erfolg unerlässlich war eine regelmäßige, umfassende und schnelle Informationspolitik und aktive Einbindung aller Beteiligten in den gesamten Prozeß. Somit konnte im Juli die 1:1 Umstellung FIWES auf KIRP erfolgreich abgeschlossen werden.

Wie geht es weiter?
Der erfolgte Wechsel auf KIRP dient als systemtechnische Grundlage für das Neue kommunale Rechnungswesen und schafft die Voraussetzung für einen einfachen Übergang beim Wechsel von der Kameralistik hin zur Kommunalen Doppik. Der Ausbau weiterer KIRP-Module ist in Planung oder bereits auf den Weg gebracht.

In 2005 bzw. 2006 werden bei der Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd ausgewählte Pilotbereiche den Umstieg auf das Neue Kommunale Haushaltsrecht (NKHR) vorbereiten. Im Anschluss soll in diesen Pilotbereichen der Wechsel vollzogen werden. Begonnen wird mit der Ausarbeitung eines Produkthaushaltes für die Musikschule.

In der nächsten Projektphase soll die Anlagenbuchhaltung der kostenrechnenden Einrichtungen implementiert werden, z.B. das Kindergartenwesen beim Sozialamt oder der Bereich des Bestattungswesens beim Tiefbauamt.

Ferner wird derzeit intensiv am Aufbau der Kosten- und Leistungsrechnung beim Gebäudemanagement gearbeitet, die anschließend zielgerichtet in weiteren Verwaltungsbereichen eingeführt werden soll. Weitere Aufgaben werden die städtische Vermögenserfassung und -bewertung und die Einführung eines Bauinvestionscontrollings darstellen.

Bei der Realisierung dieser vielfachen Ziele steht die KIRU weiterhin mit den notwendigen Kompetenzen zur Seite. Die Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd hat mit der Verfahrensumstellung den ersten Schritt in Richtung NKHR geschafft, weitere Herausforderungen stehen bevor. Mit der neuen flexiblen Softwarelösung KIRP eröffnen sich neue Inhalte und Möglichkeiten, die es zu nutzen gilt.